運用數位科技提升員工生產力,多據點企業必備 Office 365、Teams 協作工具

遠傳提供的企業雲端服務,不僅可解決多據點企業跨國、跨時差的工作挑戰,甚至可提升企業生產力。他們成功的數位轉型經驗,鼓勵其他企業走入數位化辦公室時代。
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立即報名:11 月 21 日遠傳論壇「雲端時代 企業關鍵的團隊協作平台」

發揮數位科技價值,為第一線員工「賦能」(empower)增加生產力,成為現代企業的共同目標。根據 Hewlett Packard Enterprise 子公司 Aruba 一項全球研究顯示,高達 73% 受訪者認為「數位工具」能夠為生產力帶來具體效益,可見「數位革命」在工作場所充分釋放工作者潛力。

「移動工作」時代下,也就是「行動辦公室」或多分點企業的「遠距工作」逐漸成為常態。這可能會發生什麼情境呢?假想有一位業務總監 Mandy,她在全球分公司的台灣據點服務,每天除了要拜訪客戶、定期向總部回報銷售數據之外,還得跟其他據點主管線上開會。由於過去沒有使用 Office 365,因此每次要跟其他據點同仁更新報表時,往往要用 E-mail 轉來轉去、轉到最後 Mandy 總是忘記哪一份是最新的檔案,只好花雙倍時間對照每份檔案的差異。

再假想身為連鎖集團分店長的 Peter,他每天工作最苦惱的就是排班,當員工臨時請假,在沒有 Microsoft Teams 幫忙的情況下,只能用私人通訊軟體一一尋找代班,然後再用紙本排班,效率極低。更不用說有時候銷售數據分享給員工,私人通訊軟體傳檔案無法永久保留,每次都有員工回應檔案已過期找不到資料。

不論 Mandy 或 Peter,他們都曾遭遇工作上許多不便的難題,更遑論各種混亂公私不分的訊息都在同一個群組內,令人眼花撩亂。究竟有什麼方式能讓 Mandy 或 Peter 從日常繁瑣的工作中解救出來,並釋放出他們的生產力呢?

迎向移動工作時代,遠傳攜手微軟助企業數位轉型

因應數位工具應用趨向多元,為了延伸服務價值鏈,遠傳與微軟透過雙邊技術優勢及服務能量,為廣大的流通、零售業者提供整合雲端服務方案,與企業共同朝向數位轉型方向邁進。

例如:遠傳電信提供 Office 365、Microsoft Teams 等企業雲端服務解決方案,不僅可解決像 Mandy 這類型多據點企業跨國、跨時差的工作挑戰,進行共同協作、提升工作效率,同時也讓 Peter 這類分店店長,有效管理團隊、提升企業生產力。工作不必再花冗長時間找資料、確認何時開會、以及解讀雜亂無章的公私訊息。

打造網路協作新環境,Office 365 提升企業競爭力

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不論是企業經營者、高階主管,都想即時掌握後勤營運進度;又或是第一線作業人員,須針對業務情況即時回報。遠傳電信推出的企業雲端服務 Office 365 智慧生產力解決方案,即是透過「高效益、高安全性、高可靠性」三大優勢,滿足企業在數位工具、通訊軟體、雲端協作平台等方面的需求。

例如上述 Mandy 的情境,透過 Office 365 會議及雲端協作平台,她能與海外同仁隨時溝通、詢問進度、交辦事項、分享資料,並且召開視訊會議。針對每一季業務績效,Mandy 也可直接透過 Office 365 的智慧圖表工具一目了然。

除了大家熟知的 Word、Excel、PowerPoint 等作業軟體,Office 365 背後更大的價值是提供眾多 PowerApp 應用程式。例如:Mandy 希望有一項商務工具,能夠多維度分析每季採購、業務績效,以確認損益數據,這時她就能在 Office 365 快速找尋適合的應用程式。換言之,企業不再需要龐大軟體投資成本,隨時可使用最新版本的 Office,達到最佳使用效益。

此外,資料安全更是跨國營運團隊相當重視的事。除了 Mandy 的情境,事實上真有旗下坐擁 300 間門市以及 20 家餐廳、一間酒吧,平均每天 35,000 名訪客拜訪的高檔百貨零售業者,透過 Office 365 提升企業資料安全性;特別是在 Office 365 的災難復原(Disaster Recovery)功能守護下,當資料遭受破壞時可即時啟用資訊系統的資料、硬體及軟體裝置,恢復正常商業運作。

借助 Office 365 之後,這間零售商在營運上享受更安全、可靠的協作環境,也讓員工使用郵件時獲得更多可擴展的功能,對總部而言不僅減少管理人力,同時大幅減少 IT 維運的成本支出。

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遠距協作不怕資訊落差,Microsoft Teams 一次解決溝通、簽呈需求

回到上述 Peter 的工作情境,身為主管的他,每天工作涵蓋各種事務溝通與人事安排,如果要分散使用不同工具,那就太麻煩了。對此,Peter 選擇利用一站式通訊平台——Microsoft Teams,不但可以因應新專案成立一個新的群組、即時加入適合的成員,在該群組內可進行任何檔案分享、設定公告、Tag 討論對象,再也不怕檔案過期無法下載的問題。

也因為 Microsoft Teams 直覺化的版面設計,新加入的成員也能快速上手,提升跨部門、跨地域團隊工作的流程順暢度。而工作上需要進行的表單管理,包含排班情況、出席率、每位成員的業績是否達標等,都能在 Microsoft Teams 獲得解決。

由於 Microsoft Teams 是 Office 365 生產力套件之一,具備眾多 PowerApp 應用工具,包含 Forms、PowerBI、Flows 等,透過 Microsoft Teams 快速建立表單、監控儀表板及簽核流程,能夠把現有公司的管理系統與 Teams 高度整合,對部門主管而言更是一大福音。

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無線網路取代有線服務——遠傳助企業落實全數位化辦公室

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除了上述的雲端協作基本功能,遠傳電信進一步針對 Microsoft Teams 的 Phone System 提供通訊整合方案。

除了在 Teams 平台進行帳號對帳號的通話,企業還能在 Teams 透過遠傳打一般電話門號。這就意味著,遠傳電信提供企業落實全數位化辦公室,只要有網路,不用再擔心分支服務據點的交換機、通訊設備的採購、設定、遷移、故障維修等問題,快速獲得全虛擬化的服務。

當客戶可使用桌機/手機直接撥打至 Teams,而人在外頭的員工,可以使用手機 Teams 直接撥打至任何管道(桌機/ 手機/ Teams/ 視訊會議系統),整體的溝通媒介統一、也會更加快速流暢。

加上現在許多公司都是遠距工作模式,逐漸捨棄使用傳統交換機,藉由遠傳電信及 Microsoft Teams + Phone system 的服務,不僅可免去交換機與話機設備的維護成本,所有員工一致使用 Teams 作為對內對外的溝通媒介,更輕量化快速整合企業通訊,增加企業溝通效率。

展望未來,不論是透過 Office 365 或 Microsoft Teams + Phone system,企業更專注於創新獲利模式的營運,至於雲端數位工具的各種需求,就交給遠傳電信吧。




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