【當我們硬塞在家】在家工作沒頭緒?參考 INSIDE 編輯部的遠距工作術吧!

如果您還煩惱怎麼才能好好在家工作的話,INSIDE 在此拋磚引玉,分享編輯部一些親身經驗,幫大家好好思考怎麼規劃自己的遠端工作術!
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上班族讀者們,你現在開始遠端工作了嗎?如果還沒,是不是正在煩惱要怎麼樣才能好好在家工作?INSIDE 的【當我們硬塞在家】系列文章就想介紹您幾個現在適合遠端工作的通訊、視訊軟題以及科技娛樂。但如果還是不知道怎麼下手把工作雲端化的話,INSIDE 在此拋磚引玉,分享編輯部一些親身經驗與訣竅,幫大家思考設計自己的遠端工作術。

INSIDE(與關鍵評論網集團)從 3 月 24 號就開始依照各部門需求,實施執行遠距工作(或部分)分組工作了,至今運作順暢;但其實在加入關鍵評論網之前,全員就已經非常熟悉遠端、在家工作模式了!

不過前提必須強調:INSIDE 畢竟是原生網路科技媒體,體質天生就比較適合不用每日進辦公室遠距工作(而且很多友業也是如此),每個行業或部門業態、人力量級與資訊保護的程度也不盡同,絕對不能完全無腦套用;但這裡要分享從經驗中找到的核心概念,相信對大家會有啟發,讓我們先從介紹 INSIDE 編輯部的工作內容開始吧!

編輯部大部分工作都圍繞著 Slack,一天工作流程大致如下:

早晨 7~8 點各編輯起床之後,開始各自利用吃早餐、通勤時間搜尋 daily news 的中英文來源,然後貼在「editors」裡。等累積到一定量之後,編輯們會按照新聞重要性,各自認領要編譯或轉載的新聞,然後在上班時間開始編輯。如果早上、中午有採訪行程,那位編輯就不會到辦公室,而是直接異地工作(當然現在因為疫情,外出採訪大幅減少了)。

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編輯完之後,我們會再把草稿連結貼在獨立「待核稿區」頻道內,由其他編輯作二次審核的動作,確保報導內容、格式、用字是否正確再公開發布。由於跟關鍵評論網合併後,在 Facebook 或是電子報、Telegram 等社群露出工作,都由關鍵的社群編輯去針對文章的性質、內容與長度做策略性排程,所以編輯部還會把公開後的文章連結給關鍵社群再次確認。如果這則新聞是 breaking news 等有比較強時效性的文章,編輯就會請社群按報導的時效性發布。

在編完當日第一、第二篇文章之後,編輯們會簡單在 editors 頻道裡交代一下今天的採訪行程、討論專題規劃、進度,或是主編提醒一下待辦事項,然後各自再去處理手上的新聞、寫專題或採訪。

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當然大小事像是校稿來回溝通、把意見拿出來討論或是單純聊天也都在 Slack 上進行。INSIDE 編輯部其實不太常開實體會議,除了之前每週二會固定開週會之外,剩下就是關鍵評論網的集團會議(月或季),又或是不固定的與外賓 meeting、採訪才會開會。

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另外,在加入關鍵評論網跟其他部門協作,像是請設計部幫忙繪圖,或是請總務幫忙處理日常問題時,則是用 Trello 開需求單並管理進度。

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至於在 HR 方面,我們是用 NuEIP 線上打卡或請假,這功能由於有串 Line 的 Chatbot,所以可以直接在 Line 上面「兩鍵打卡」上下班,蠻方便的。少數惟有協助外部作者請稿費或是報帳等需要紙本存證的工作流程,才一定需要實體進行。

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這些流程聽起來好像有點沒太特別?其實不然,起碼綜合幾年下來,我們的心得如下。

1.「熟悉工具」佔遠距工作整件事 50%-60%,所以一定要挑用順手的工具:

我們認為,在談比較宏大的「數位轉型」跟「遠距工作」之類的思維前,最重要基礎還是要讓工作同仁熟悉,怎麼讓大部分工作都能在線上完成。因此工具就格外重要了!我們會用 Slack,一方面是因為它本身就很受工程師社群歡迎,但更重要的是對媒體而言它也很好用。怎麼說?

舉個例,像我們每天工作最重要的部分整理「daily news 新聞來源」在貼 URL 的時候,Slack 去抓 Open Graph Protocol 顯示文章縮圖跟簡介的效果又大又直觀,這讓我們不用每篇文章點進去看,就能快速掌握這條新聞在說什麼,馬上就能判斷是否要編輯這則新聞;另外我們也有透過 bot 連結 CrowdTangle,去爬梳有哪些 KOL 級粉絲專頁開地球分享我們的文章,進而幫助我們了解讀者意見。

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▲Slack 抓 Open Graph Protocol 顯示文章縮圖跟簡介的效果很直觀

當然 Slack 有很多其他功能,在此不細數;我們喜歡 Slack 是因為它順手好用,但這不是說讀者遠端就一定要用 Slack 當企業遠距軟體。如果你公司常用到 Office 軟體需要整合,那為什麼不考慮 Teams?(INSIDE 同事們全部用 Mac ),又或是想全中文環境或是工作以議題為導向為主,也有 Jandi 可以選(像 Slack 就是純英文環境),甚至再陽春一點有的部分用 Google docs 取代也不是不行。總之,就從挑一個順手的企業通訊軟體以及雲端儲存空間,並讓同事熟悉開始吧。

2.熟悉「線上溝通」的文化:

對大多上班族而言,其實要把核心工作內容帶回家做不會太難,多半只要一台筆電、有相對應的軟體就可以處理了。但是遠距工作最大挑戰還是在「溝通」上。如果你的工作內容需要密集面對面會議,還得跟大家 demo 簡報,那你的確就得好好熟悉怎麼在 Zoom、Teams 用不是眼對眼的說話技巧了,尤其對越高層的管理階級,這技巧就更需打磨。

另外一個重要的小技巧,用文字在通訊頻道裡溝通,有時候往往會一時間不知道怎麼解讀同事對這件事的意見或表情,所以對話時跟 LINE 一樣常用顏文字或 emoji 搭配,主動向同事表達你的態度會比你想像中重要喔! 

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順帶一提,INSIDE 編輯也是常有視訊採訪機會,所以也很常用 Zoom、Skype 等視訊工具。但畢竟我們報導重點多半是商業性報導,跟需要細膩觀察受訪者微妙的感情變化、甚至需要側寫的人物專訪重點 know-how 還是有點差距,所以大致上來說視訊專訪進行,並不會影響我們的專訪內容太多。

3.平常就有練習「遠距工作」的機會

在疫情之前,INSIDE 編輯同仁其實就很常有出外採訪或假日值班 work from home 的機會,對我們來說並不陌生;但這陣子卻也很常聽到其他人既使軟體準備好了、工作流程也 set 好了,但還是心理上還是怕在家工作會被打擾,就像「番茄醬工作法」被小孩子玩 25 分鐘工作 5 分鐘;或根本會太放鬆的疑慮在。

對此我們經驗是:就好好讓家人「習慣」你會在家上班吧!像 Chris 既使放假回南部也常有假日值班的經驗,這時就會直接跟家人溝通白天這八小時我就在上班,久了他們就習慣了;又或是主編李柏鋒已經很習慣碎片化分配時間,可以一下子專心工作,但下一瞬間切換成照顧小孩模式(他似乎是番茄醬的好例子啊)。

尤其在不知道疫情還會持續多久的狀況下,心態上不要把在家工作跟「可以隨時偷懶」劃上等號,而應該是跟家人一起練習怎麼重新分配工作/生活的好時機,用蕃茄鐘工作法 25 分鐘完,稍微在沙發窩著或回床上滾兩圈,比在辦公室更放鬆,誰說不好?如果未來疫情和緩了,你也應該好好跟公司、同事好好討論一下,是否能規劃有定期遠距工作的機會,以防萬一呢?

核稿編輯:李柏鋒

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